Mitä palkanlaskentaohjelma tekee automaattisesti?
Palkanlaskenta on yksi niistä yrityksen tehtävistä, joissa virhe näkyy heti ja tuntuu konkreettisesti. Väärä palkka, myöhästynyt ilmoitus tai unohtunut lomakorvaus johtaa nopeasti tyytymättömyyteen, reklamaatioihin tai verottajan huomion heräämiseen. Palkanlaskentaohjelma on tähän suunniteltu työkalu, mutta sen mahdollisuudet ja rajoitteet kannattaa ymmärtää ennen kuin luottaa siihen liikaa.
Mitä palkanlaskentaohjelma tarkoittaa käytännössä?
Palkanlaskentaohjelma on ohjelmisto, joka kokoaa yhteen kaikki palkanmaksuun liittyvät tiedot ja laskee niiden perusteella kuukausittaiset palkat, ennakonpidätykset ja sivukulut. Käytännössä se tarkoittaa, että ohjelma pitää kirjaa työntekijöiden perustiedoista, työsopimuksista, verokorteista ja kertyneen loman määrästä.
Nykyaikaiset palkanlaskentaohjelmistot toimivat pilvipalveluina, jolloin tiedot ovat ajan tasalla ja saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Ohjelma ei kuitenkaan toimi tyhjiössä. Se tarvitsee oikeat lähtötiedot toimiakseen oikein. Syötetyt tiedot ratkaisevat lopputuloksen laadun.
Mitä tehtäviä palkanlaskentaohjelma hoitaa automaattisesti?
Automaattinen palkanlaskenta kattaa suuren osan toistuvasta rutiinityöstä. Kun perustiedot on syötetty oikein, ohjelma hoitaa seuraavat asiat itsenäisesti:
- Bruttopalkan laskenta tuntien, kiinteän kuukausipalkan tai provisioiden perusteella
- Ennakonpidätyksen laskeminen verokortin tietojen mukaan
- Eläkemaksujen ja muiden lakisääteisten sivukulujen laskenta voimassa olevien prosenttien mukaan
- Lomapalkkojen ja lomarahojen kertyminen työsuhteen tietojen perusteella
- Palkkalaskelmien muodostaminen ja lähettäminen työntekijöille
- Kirjanpitovientien muodostaminen palkoista taloushallinnon järjestelmään
Nämä palkanlaskentaohjelman toiminnot vapauttavat merkittävästi aikaa manuaalisesta laskennasta. Silti automaatio toimii vain niin hyvin kuin sen taustalla olevat tiedot ja asetukset. Ohjelman tulee tietää, mitä työehtosopimusta sovelletaan, minkä verran ylitöistä maksetaan ja miten sairauspoissaolot vaikuttavat palkkaan.
Miten palkanlaskentaohjelma hoitaa viranomaisilmoitukset?
Yksi palkanlaskentaohjelmiston merkittävimmistä hyödyistä on tulorekisteri-ilmoitusten automatisointi. Suomessa työnantajan on ilmoitettava jokainen maksettu palkka tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Palkanlaskentaohjelma muodostaa nämä ilmoitukset automaattisesti ja lähettää ne suoraan tulorekisteriin.
Tärkeää on kuitenkin huomata, että ohjelma ilmoittaa sen, mitä siihen on syötetty. Jos palkkatieto on virheellinen tai ilmoitusaikataulu menee ohi inhimillisen unohduksen vuoksi, ohjelma ei korjaa tilannetta itsestään. Myöhästyneet tulorekisteri-ilmoitukset voivat johtaa laiminlyöntimaksuihin.
Sopiiko palkanlaskentaohjelma kaikenkokoisille yrityksille?
Kyllä, mutta käytännön hyöty vaihtelee yrityksen koon ja henkilöstörakenteen mukaan.
Mitä enemmän työntekijöitä, sitä enemmän muuttujia ja enemmän hyötyä ohjelmistosta. Eri työehtosopimukset, osa-aikaiset työsuhteet, vuorotyölisät ja vaihtuvat työtunnit tekevät palkanlaskennasta monimutkaisempaa. Ohjelma pystyy käsittelemään nämä tilanteet, mutta se edellyttää, että ohjelman asetukset on konfiguroitu oikein ja että käyttäjällä on riittävä ymmärrys palkanlaskennan säännöistä.
Usein järkevin vaihtoehto on ulkoistaa palkanlaskenta tilitoimistolle, jolloin ohjelmisto on tilitoimiston hallinnassa ja vastuu oikeellisuudesta on ammattilaisella.
Mitä virheitä palkanlaskentaohjelma ei pysty estämään?
Palkanlaskentaohjelma on työkalu, ei asiantuntija. Se ei tunnista, jos:
- Sovellettava työehtosopimus on valittu väärin tai sen tulkinta on virheellinen
- Verokortin tiedot on syötetty vanhentuneen kortin mukaan
- Lomapalkan laskentaperuste on määritelty väärin työsuhteen luonteen perusteella
- Uusi lakimuutos edellyttäisi asetusmuutoksia, joita ei ole tehty
- Työntekijälle maksetaan virheellistä tuntipalkkaa alun perin syötetyn virheen takia
Nämä virheet voivat jäädä piiloon kuukausiksi tai jopa vuosiksi. Virheiden korjaamisesta voi tulla maksettavaksi kalliit oppirahat, kun jälkikäteen selvitetään taannehtivat palkkakorjaukset, lisäverot tai eläkemaksut. Lainsäädäntö myös muuttuu säännöllisesti, ja palkanlaskennan ammattilainen seuraa näitä muutoksia osana työtään.
Milloin kannattaa ulkoistaa palkanlaskenta tilitoimistolle?
Ulkoistaminen ammattilaiselle kannattaa aina mutta varsinkin jokin seuraavista tilanteista on tuttu:
- Palkanlaskenta vie kohtuuttomasti aikaa suhteessa muuhun liiketoimintaan
- Yrityksessä on useita eri työehtosopimuksia tai monimutkaisia palkkausrakenteita
- Viranomaisilmoitusten määräajat aiheuttavat stressiä tai ovat menneet ohi
- Palkanlaskennassa on tapahtunut virheitä, joiden selvittäminen on ollut työlästä
- Yritys on kasvamassa ja henkilöstömäärä lisääntyy
Tilitoimistolla on toimivat varahenkilöjärjestelyt, joten palkanlaskenta ei kaadu lomien tai sairastapausten takia. Tämä on kriittinen ero verrattuna siihen, että yrityksessä yksi henkilö vastaa kaikesta yksin.
Tilitoimisto Aarnio on hoitanut suomalaisten yritysten taloushallintoa yli 65 vuoden ajan. Palkanlaskenta on osa kokonaispalvelua, jossa jokainen asiakas saa oman vastuuhenkilön ja ajantasaisen tuen arjen tilanteisiin. Kun palkanlaskenta on ammattilaisten käsissä, yrittäjä voi keskittyä siihen, missä hän on parhaimmillaan.