Mitä eroa on Mepcon ja Fennoan palkanlaskennassa?

Palkanlaskentaohjelmiston valinta ei kuulosta ensi kuulemalta kovin jännittävältä aiheelta. Mutta kun yrityksen palkkalistoilla on useampi henkilö ja palkanmaksu pitää hoitaa oikein joka kuukausi, ohjelmistolla on yllättävän suuri merkitys. Mepco ja Fennoa ovat molemmat suomalaisia palkanlaskentaratkaisuja, mutta ne on rakennettu hyvin erilaisille käyttäjille ja tarpeille. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä eroa näillä kahdella on ja miksi ohjelmistovalintaa tärkeämpi kysymys on usein se, kannattaako palkanlaskenta hoitaa itse vai ulkoistaa ammattilaiselle.

Mitä Mepco ja Fennoa ovat palkanlaskennassa?

Mepco on Finagon Procountor-tuoteperheeseen kuuluva palkanlaskentaohjelmisto, joka on suunniteltu erityisesti keskisuurille ja suurille organisaatioille. Se on laaja järjestelmä, joka kattaa palkanlaskennan lisäksi henkilöstöhallinnon, työvuorosuunnittelun ja HR-prosessit. Mepco palkanlaskenta tunnetaan erityisesti sen kyvystä käsitellä monimutkaisia palkkarakenteita ja suuria henkilöstömääriä – ominaisuudet, joita pienemmät järjestelmät eivät pysty tarjoamaan vaativissa ympäristöissä.

Fennoa puolestaan on pilvipalveluna toimiva taloushallinto-ohjelmisto, joka tarjoaa kirjanpidon, laskutuksen ja palkanlaskennan yhtenä kokonaisuutena. Fennoa palkanlaskenta on suunnattu pienille ja keskisuurille yrityksille, ja sen käyttöliittymä on suunniteltu selkeäksi myös ilman syvällistä taloushallinnon osaamista. Fennoa-käyttäjä hallinnoi myynti- ja ostolaskut samassa ohjelmassa palkanlaskennan kanssa, mikä tekee kokonaisuudesta yhtenäisen. On hyvä huomata, että Fennoa kuuluu Visma-konserniin, eikä sitä tule sekoittaa Finagon Procountor-tuoteperheeseen.

Molemmat ohjelmistot ovat suomalaisia ja tukevat suomalaista lainsäädäntöä, työehtosopimuksia ja viranomaisraportointia. Siihen yhtäläisyydet pitkälti loppuvatkin.

Mihin yrityksiin Mepco ja Fennoa sopivat parhaiten?

Mepco on luonteva valinta organisaatioille, joissa henkilöstöä on paljon ja palkkahallinto on monimutkaista. Tyypillinen Mepco-asiakas voi olla kunta, kuntaomisteinen yhtiö tai suuri yksityinen yritys, jossa on kymmeniä tai satoja palkansaajia eri työsuhdemuodoissa. Esimerkiksi kuntaomisteisessa yhtiössä voi olla samanaikaisesti useita eri työehtosopimuksia, vuorotyötä ja satoja palkansaajia – tilanteissa kuten näissä laajemman järjestelmän ominaisuudet eivät ole vain hyödyllisiä vaan välttämättömiä. Ohjelmiston laajuus on sen vahvuus, mutta samalla se tarkoittaa, että käyttöönotto ja ylläpito vaativat resursseja.

Fennoa sopii parhaiten pienille ja kasvaville yrityksille, joissa taloushallinto halutaan pitää yhdessä paikassa ilman useita erillisiä järjestelmiä. Muutaman henkilön tiimi tai kasvava palveluyritys hyötyy Fennoan helppokäyttöisyydestä ja siitä, että kirjanpito, laskutus ja palkanlaskenta toimivat saman ohjelmiston alla.

Lyhyesti sanottuna:

• Mepco soveltuu suuremmille organisaatioille, joissa on monimutkaiset palkkahallinnon tarpeet – mutta myös pienemmille yhtiöille, joiden palkkarakenne on poikkeuksellisen monimutkainen
• Fennoa sopii pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka haluavat yksinkertaisen ja yhtenäisen taloushallintoratkaisun suoraviivaiseen palkanlaskentaan

Mitä eroa on Mepcon ja Fennoan ominaisuuksissa?

Ominaisuuksien vertailussa erot ovat selkeitä. Mepco tarjoaa kattavan HR-kokonaisuuden: palkanlaskennan lisäksi se hallinnoi työvuoroja, poissaoloja, rekrytointia ja osaamisen kehittämistä. Se integroituu laajasti muihin järjestelmiin ja soveltuu organisaatioille, joissa HR-prosessit ovat keskeinen osa liiketoimintaa. Mepco pystyy käsittelemään samanaikaisesti useita työehtosopimuksia, monimutkaisia vuorolisiä ja laajoja henkilöstöryhmiä – tämä on selkeä kilpailuetu tilanteissa, joissa pienempi järjestelmä yksinkertaisesti ei riitä.

Fennoa keskittyy taloushallinnon kokonaisuuteen. Palkanlaskenta on yksi osa laajempaa kirjanpito- ja laskutusympäristöä. Pankin tiliotteet saadaan ohjelmaan suoraan, ja kaikki taloushallinnon perusasiat hoituvat yhdestä paikasta. Fennoa ei kuitenkaan tarjoa yhtä syvällistä HR-toiminnallisuutta kuin Mepco, eikä se sovellu ympäristöihin, joissa palkkarakenne on erityisen monimutkainen.

Käytännön eroja palkanlaskennan näkökulmasta:

• Mepco tukee laajoja ja monimutkaisia palkkarakenteita sekä useita eri työehtosopimuksia samanaikaisesti – ominaisuus, jota pienemmät järjestelmät eivät pysty tarjoamaan
• Fennoa kattaa peruspalkanlaskennan hyvin ja sopii yrityksille, joissa palkkahallinto on suoraviivaisempaa
• Mepco vaatii tyypillisesti enemmän käyttöönottoresursseja ja koulutusta
• Fennoa on nopeampi ottaa käyttöön ja sopii yritykselle, joka haluaa päästä vauhtiin ilman pitkää projektivaihetta

Kumpi sopii paremmin tilitoimiston käyttöön?

Tilitoimiston näkökulmasta ohjelmistovalinta on strateginen kysymys. Fennoa on tilitoimistokäytössä yleisempi työkalu pienempien asiakasyritysten palvelussa, koska se mahdollistaa kirjanpidon ja palkanlaskennan hoitamisen yhtenäisessä ympäristössä. Tilitoimisto palkanlaskenta -palvelua tarjoavat toimistot hyödyntävät usein ohjelmistoja, jotka tukevat useiden asiakkaiden samanaikaista hallintaa.

Mepco on puolestaan tuttu työkalu tilitoimistoille, jotka palvelevat suurempia asiakkaita tai kuntaomisteisia yhtiöitä. Sen laajuus palvelee monimutkaisempia tarpeita – erityisesti silloin, kun asiakkaalla on useita työehtosopimuksia, vuorotyötä tai satoja palkansaajia – mutta edellyttää myös syvempää ohjelmisto-osaamista.

Hyvä tilitoimisto ei kuitenkaan ole sidottu vain yhteen ohjelmistoon. Keskeistä on, että toimistolla on toimivat varahenkilöjärjestelyt lomien ja sairastapausten varalle, jotta palkanlaskenta ei koskaan jää kiinni yhden henkilön poissaolosta. Tämä on kriittinen laatuvaatimus, joka kannattaa varmistaa tilitoimistoa valitessa riippumatta siitä, käyttääkö toimisto Mepcoa, Fennoaa tai jotain muuta palkanlaskentaohjelmistoa.

Miten Mepcon ja Fennoan hinnoittelu eroaa toisistaan?

Hinnoittelun suora vertailu on hankalaa, koska molemmat ohjelmistot räätälöivät hinnan asiakkaan tarpeiden mukaan. Yleisellä tasolla Mepco on kalliimpi ratkaisu, koska se on laajempi järjestelmä ja suunnattu suuremmille organisaatioille. Hinta muodostuu tyypillisesti käyttäjämäärän, moduulien ja palvelutason mukaan.

Fennoa hinnoitellaan selkeämmin kuukausimaksuperusteisesti, ja se on kustannuksiltaan kevyempi vaihtoehto pienemmille yrityksille. Molempien ohjelmistojen kohdalla kannattaa tarkistaa ohjelmistotoimittajalta, mitkä toiminnot kuuluvat perusversioon ja mitkä ovat lisämaksullisia.

Kun palkanlaskenta ulkoistetaan tilitoimistolle, ohjelmistokustannus sisältyy useimmiten palveluhintaan. Pienen yrityksen taloushallinto maksaa tyypillisesti 80–200 euroa kuukaudessa, ja palkanlaskenta on osa tätä kokonaispalvelua. Tämä tarkoittaa, että yrityksen ei tarvitse itse hankkia tai ylläpitää palkanlaskentaohjelmistoa lainkaan.

Kannattaako palkanlaskenta ulkoistaa tilitoimistolle ohjelmistovalinnasta riippumatta?

Palkanlaskenta on yksi kirjanpidon osa-alueista, jossa virheet tulevat kalliiksi. Väärä palkka, puuttuva ennakonpidätys tai viivästynyt ilmoitus Tulorekisteriin voivat johtaa sanktioihin ja aiheuttaa henkilöstöön liittyviä ongelmia. Palkanlaskentaan liittyy lisäksi jatkuvasti muuttuva lainsäädäntö, työehtosopimuspäivitykset ja viranomaisvaatimukset, joiden seuraaminen vie aikaa.

Ohjelmistovalinta, olipa se Mepco, Fennoa tai jokin muu palkanlaskentaohjelmisto, ei ratkaise näitä haasteita yksin. Ohjelma laskee sen, mitä sille syötetään. Oikein syötetty tieto ja oikeat tulkinnat vaativat ammattiosaamista.

Tilitoimiston käyttö palkanlaskennassa tarkoittaa käytännössä, että:

• Palkanlaskenta hoidetaan ajantasaisen lainsäädännön mukaisesti
• Tulorekisteri-ilmoitukset lähtevät oikeaan aikaan
• Varahenkilöjärjestelyt varmistavat, että palkat maksetaan ajallaan myös lomakausina
• Yrittäjän ei tarvitse itse seurata työehtosopimuspäivityksiä tai verokorttikäytäntöjä

Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto on luotettava kumppani palkanlaskentaan. Auktorisointi tarkoittaa, että toimiston osaaminen, prosessit ja vastuuvakuutukset on tarkistettu ulkopuolisen tahon toimesta. Tämä on merkki, joka kannattaa etsiä tilitoimistoa valitessa.

Mepco vai Fennoa? Kysymys on toissijainen. Tärkeämpää on, että palkanlaskenta on ammattitaitoisten käsissä ja että yrittäjä voi keskittyä oman liiketoimintansa kehittämiseen.