Voiko palkanlaskentaohjelmaa käyttää ilman kirjanpitäjää?
Voiko palkanlaskentaohjelmaa käyttää ilman palkanlaskijaa?
Palkanlaskentaohjelmia markkinoidaan yrittäjille usein helppona ratkaisuna: lataa sovellus, syötä tunnit ja maksa palkat. Todellisuus on monimutkaisempi. Palkanlaskentaa koskevat muun muassa lakisääteiset velvoitteet kuten viranomaisilmoitukset sekä työehtosopimusten ja lakien tulkinta, joissa virheet voivat tulla kalliiksi. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä palkanlaskentaohjelma oikeasti tekee, missä sen rajat tulevat vastaan ja milloin kannattaa luottaa asiantuntijaan.
Mitä palkanlaskentaohjelma tekee käytännössä?
Palkanlaskentaohjelma automatisoi palkkojen laskemisen ja niihin liittyvät perusilmoitukset. Käytännössä se tarkoittaa, että ohjelma laskee bruttopalkasta ennakonpidätyksen, eläkemaksut ja muut lakisääteiset vähennykset, muodostaa maksatustiedoston pankkia varten sekä lähettää tulorekisteri-ilmoitukset Verohallinnolle.
Hyvä palkanlaskentaohjelma pitää sisällään myös lomalaskennan, poissaolojen palkallisuuden tulkinnan työehtosopimuksen tai lain mukaan, työnantajan sivukulujen laskennan, palkkalaskelmien toimittamisen työntekijöille ja arkistoinnin.
Ohjelma on siis tehokas työkalu toistuvien tapahtumien automatisointiin. Se ei kuitenkaan itse tiedä esimerkiksi mitä työehtosopimusta yritykseesi sovelletaan, milloin lisätyökorvaus on maksettava tai miten uusi palkansaaja pitää ilmoittaa oikein. Nämä päätökset vaativat ihmisen osaamista. Lisäksi jatkuvat muutokset työehtosopimuksissa tai laeissa vaativat ohjelmiston jatkuvaa ylläpito ja seurantaa.
Voiko palkanlaskentaohjelmaa käyttää ilman palkanlaskijaa?
Teknisesti kyllä, mutta käytännössä se on riskialtista. Palkanlaskenta ilman palkanlaskijaa tarkoittaa, että yrittäjä itse kantaa vastuun siitä, että kaikki lakisääteiset velvoitteet täyttyvät oikein ja ajallaan.
Tulorekisteri-ilmoitus on tehtävä viiden päivän kuluessa palkanmaksupäivästä. Työnantajan eläkemaksut, tapaturmavakuutukset ja muut sivukulut on tilitettävä oikeille tahoille oikeaan aikaan. Lomarahan ja lomapalkan laskentaperusteet vaihtelevat työehtosopimuksittain. Jos yritys kuuluu jonkin alan TES:n piiriin, ohjelmaan syötettyjen tietojen on vastattava sopimuksen ehtoja.
Ohjelma laskee oikein vain, jos sille annetaan oikeat lähtötiedot. Se ei varoita, jos olet esimerkiksi soveltanut väärää TES:ää. Virheet eivät aina näy heti, mutta ne voivat tulla esiin verotarkastuksessa tai työntekijän reklamaatiossa.
Mitä virheitä palkanlaskennassa tehdään ilman asiantuntijaa?
Yleisimmät ongelmat liittyvät juuri niihin asioihin, joita ohjelma ei pysty itse tarkistamaan.
- TES valittu väärin tai TES:in tulkinta virheellistä ohjelmistossa
- Lomapalkka laskettu väärin: Viikko- ja tuntipalkkaisilla sekä kuukausipalkkaisilla on eri laskentaperusteet. Myös TES vaikuttaa.
- Tulorekisteri-ilmoitus myöhässä tai puutteellinen: Myöhästymismaksut alkavat kertyä nopeasti, ja korjausilmoitusten tekeminen vie aikaa.
- Uuden työntekijän tietojen puutteellinen kirjaaminen: Työsuhteen alkupäivä, palkkausmuoto ja verokortin tiedot on saatava ohjelmaan oikein ennen ensimmäistä palkanmaksua.
Virheiden korjaamisesta voi tulla maksettavaksi kalliit oppirahat, varsinkin jos ongelma on jatkunut useita palkkakausia ennen kuin se huomataan.
Milloin palkanlaskennan ulkoistaminen kannattaa?
Palkanlaskennan ulkoistaminen tilitoimistolle kannattaa käytännössä aina, kun yrityksellä on palkattua henkilöstöä. Mitä enemmän työntekijöitä, sitä selvempi asia se on.
Erityisesti ulkoistaminen on perusteltua näissä tilanteissa:
- Yritys kasvaa ja palkkaa ensimmäiset työntekijänsä eikä yrittäjällä ole aiempaa kokemusta palkkahallinnosta.
- Toimiala kuuluu TES:n piiriin, jonka ehdot ovat monimutkaiset tai usein muuttuvat.
- Palkanlaskenta vie yrittäjältä säännöllisesti useita tunteja kuukaudessa, jotka olisi parempi käyttää liiketoiminnan kehittämiseen.
- Yrityksessä on osa-aikaisia, tuntipalkkaisia tai projektikohtaisesti palkattuja henkilöitä, joiden palkat vaihtelevat kuukausittain.
Tilitoimiston palvelun hinta pienelle yritykselle on tyypillisesti 80–200 euroa kuukaudessa riippuen henkilöstömäärästä ja palvelun laajuudesta. Tähän sisältyy asiantuntijuus, vastuu ja ajantasainen tieto lainsäädännön muutoksista. Hyvällä tilitoimistolla on myös toimivat varahenkilöjärjestelyt, joten palvelukatkoksia ei tule lomien tai sairauspoissaolojen takia.
Miten tilitoimisto ja palkanlaskentaohjelma toimivat yhdessä?
Ammattitaitoinen tilitoimisto ei hylkää teknologiaa, vaan hyödyntää sitä. Tilitoimisto Aarniolla palkanlaskenta hoidetaan moderneilla sähköisillä taloushallintoratkaisuilla, joissa myynti, ostot ja palkat kulkevat samassa yhteiskäyttöisessä ohjelmassa. Tämä tarkoittaa, että palkkatiedot siirtyvät suoraan kirjanpitoon ilman manuaalisia välivaiheita.
Käytännössä yhteistyö toimii niin, että yrittäjä tai asiakkaan yhteyshenkilö toimittaa tuntitiedot, poissaolot ja muutokset tilitoimistolle sovitussa aikataulussa joko itse tai tilitoimisto noutaa asiakkaan tarkistamat tiedot työajanseuranta tai HR järjestelmästä automaation avulla. Tilitoimiston palkanlaskija tarkistaa tiedot, laskee palkat, toimittaa tulorekisteri-ilmoitukset ja huolehtii, että palkat lähtevät oikealta tililtä, oikeaan aikaan ja oikealle henkilölle. Yrittäjä saa selkeän raportin ja voi luottaa, että asiat on hoidettu oikein.
Tämä on olennainen ero siihen, että yrittäjä käyttää ohjelmaa yksin: tilitoimistolla on vastuu lopputuloksesta ja osaaminen tunnistaa tilanteet, joissa lainsäädäntö tai TES vaatii erityistä harkintaa. Taloushallintoliitto auktorisoi tilitoimistot, ja auktorisointi on luotettava merkki siitä, että toiminta täyttää alan ammatilliset vaatimukset.
Palkanlaskentaohjelma on hyvä työkalu oikeiden käsien jatkona. Yksin käytettynä se siirtää vastuun kokonaan yrittäjälle ilman, että osaaminen seuraa mukana. Kun palkkahallinto on kunnossa, yrittäjä voi keskittyä siihen, missä hän on parhaimmillaan.