Mitä tietoja palkanlaskentaohjelma tarvitsee uuden työntekijän lisäämiseen?
Uuden työntekijän palkkaaminen on iso hetki yritykselle. Paperit allekirjoitetaan, käsi puristetaan ja sitten alkaa käytännön työ: palkanlaskentaohjelma odottaa tietoja. Mitä sinne pitää oikeastaan syöttää, jotta ensimmäinen palkanmaksu menee oikein? Tässä artikkelissa käymme läpi kaikki oleelliset tiedot järjestyksessä, jotta vältyt turhilta virheiltä ja myöhästymisiltä.
Mitä perustietoja palkanlaskentaohjelma tarvitsee uudesta työntekijästä?
Ennen kuin yhtään palkkaa voidaan laskea, palkanlaskentaohjelma tarvitsee uudesta työntekijästä joukon henkilökohtaisia perustietoja. Nämä tiedot muodostavat pohjan kaikelle muulle.
- Koko nimi virallisessa muodossa
- Henkilötunnus verotusta ja viranomaistiedonantoja varten
- Osoite palkkatodistuksia ja muita asiakirjoja varten
- Tilinumero palkan tilittämistä varten
- Työsuhteen alkamispäivä tarkasti oikeassa muodossa
- Ammattinimike tai tehtävä työsopimuksen mukaisesti
Nämä kuulostavat yksinkertaisilta, mutta pienikin virhe henkilötunnuksessa tai tilinumerossa voi johtaa siihen, että palkka menee väärään paikkaan tai verotiedot eivät välity oikein. Tarkistaminen etukäteen kannattaa aina.
Miksi verokortti on ensimmäinen asia, joka tarvitaan?
Ilman verokorttia palkanlaskentaohjelma ei tiedä, kuinka paljon ennakonpidätystä tulee toimittaa. Jos verokortti puuttuu, laissa säädetty oletuspidätysprosentti on 60 — mikä tarkoittaa, että työntekijä menettää heti ensimmäisestä palkastaan yli puolet veroihin. Se ei tee hyvää ensivaikutelmaa uuden työsuhteen alussa.
Vuonna 2026 verokorttitiedot siirtyvät useimmiten suoraan sähköisesti tulorekisterin kautta, mutta käytännöt vaihtelevat ohjelmiston mukaan. Palkanlaskentaohjelmaan syötetään tyypillisesti:
- Pidätysprosentti ja mahdollinen korotettu prosentti tulorajan ylittyessä
- Tuloraja, jonka jälkeen korotettu prosentti astuu voimaan
- Verokortin tyyppi (päätoimi vai sivutoimi)
Verokortti on siis ensimmäinen asia, joka tulee pyytää uudelta työntekijältä ennen ensimmäistä palkanmaksua. Ilman sitä laskenta ei yksinkertaisesti toimi oikein.
Mitä työsopimuksesta täytyy syöttää palkanlaskentaohjelmaan?
Työsopimus on palkanlaskennan tietolähde numero yksi. Se määrittää, millä perusteilla palkka lasketaan ja mitä lisäeriä mahdollisesti syntyy. Palkanlaskentaohjelmaan kirjataan työsopimuksesta vähintään seuraavat asiat:
- Palkan muoto: kuukausipalkka, tuntipalkka vai jokin muu
- Palkan suuruus euroina
- Säännöllinen työaika viikossa tai kuukaudessa
- Työsuhteen luonne: toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen
- Mahdollinen koeaika ja sen päättymispäivä
Jos työsopimuksessa on sovittu esimerkiksi luontoiseduista — kuten puhelinedusta tai autoedusta — myös nämä täytyy kirjata ohjelmaan. Luontoisedut vaikuttavat sekä ennakonpidätykseen että eläkemaksuihin.
Miten työehtosopimus vaikuttaa syötettäviin tietoihin?
Monella alalla työsuhteeseen sovelletaan työehtosopimusta (TES), joka asettaa minimipalkat, lisät ja muut ehdot. Palkanlaskentaohjelmalle täytyy osata kertoa, mitä TES:ää sovelletaan, jotta ohjelma osaa laskea oikeat lisät automaattisesti.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että ohjelmaan kirjataan:
- Sovellettava TES ja sen mukainen palkkaluokka tai -taulukko
- Mahdolliset lisät: ilta-, yö-, viikonloppu- ja ylityölisät
- Lomapalkkalaskennan peruste TES:n mukaisesti
- Mahdolliset alan erityiset erät, kuten vuosilisät tai pekkaspäivät
Väärä TES-valinta voi johtaa siihen, että lisät lasketaan väärin ja yritys joutuu maksamaan jälkikäteen. Pahimmillaan kyse voi olla myös lainsäädännön rikkomisesta. Tämä on yksi niistä kohdista, joissa palkanlaskennan ammattilaisesta on eniten hyötyä.
Mitä muita tietoja tarvitaan ennen ensimmäistä palkanmaksua?
Perustietojen, verokortin ja työsopimuksen lisäksi palkanlaskentaohjelma tarvitsee vielä muutamia täydentäviä tietoja ennen kuin palkanmaksu voidaan käynnistää.
- Eläkevakuutustiedot: TyEL-vakuutuksen numero ja vakuutusyhtiö
- Tapaturmavakuutus: vakuutusyhtiö ja mahdollinen toimialaluokka
- Ammattiliittojäsenyys: jos työntekijä on antanut suostumuksen jäsenmaksun perimiseen palkasta
- Ulosmittaus: jos ulosottoviranomainen on antanut pidätysmääräyksen
- Mahdolliset muut vähennykset: esimerkiksi työnantajan myöntämä laina
Lisäksi on hyvä varmistaa, että tulorekisteri-ilmoittaminen on kunnossa. Vuodesta 2019 lähtien jokainen palkanmaksu on ilmoitettava tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Tämä tapahtuu useimmiten automaattisesti palkanlaskentaohjelman kautta, mutta edellyttää, että kaikki tiedot on syötetty oikein.
Kannattaako palkanlaskenta ulkoistaa tilitoimistolle?
Palkanlaskenta voi vaikuttaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä se on yksi taloushallinnon vaativimmista osa-alueista. Lainsäädäntö muuttuu, TES-ehdot päivittyvät, ja tulorekisteri-ilmoitusten myöhästymisestä seuraa sanktioita. Virheistä voi tulla maksettavaksi kalliit oppirahat.
Kun palkanlaskenta hoidetaan ammattimaisesti tilitoimistossa, saat käyttöösi ajantasaisen osaamisen ilman, että sinun tarvitsee itse seurata jokaista lakimuutosta. Tilitoimisto Aarnio on Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto, jossa palkanlaskenta on osa laajempaa taloushallinnon kokonaisuutta — samassa järjestelmässä kirjanpidon kanssa. Tämä tarkoittaa, että palkkakustannukset näkyvät kirjanpidossa reaaliaikaisesti ilman erillistä manuaalista työtä.
On myös tärkeää varmistaa, että tilitoimistolla on toimivat varahenkilöjärjestelyt. Palkanlaskenta ei voi odottaa, jos vastuuhenkilö on lomalla tai sairaana. Tilitoimisto Aarniossa palkat maksetaan aina ajallaan — riippumatta siitä, kuka ne kulloinkin laskee.
Yrityksen kasvaessa palkanlaskennan monimutkaisuus kasvaa nopeasti: uusia työntekijöitä, eri TES-sopimuksia, osa-aikaisia ja keikkatyöläisiä. Mitä aikaisemmin palkanlaskenta on ammattilaisten käsissä, sitä vähemmän tulee tilanteita, joissa virheitä täytyy korjata jälkikäteen.