Voiko arvonlisäveron vähentää kaikista yritysostoista?
Arvonlisäveron vähennys yritysostoista on mahdollista silloin, kun hankinta liittyy arvonlisäverolliseen liiketoimintaan. Pääsääntö on selkeä: jos ostat jotain yritystoimintaasi varten ja myyt itse arvonlisäverollisia tuotteita tai palveluita, saat vähentää ostoon sisältyvän alv:n. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät tilanteet, rajoitukset ja käytännön edellytykset oikein tehdylle alv-vähennykselle.
Mitkä yritysostot oikeuttavat arvonlisäveron vähennykseen?
Arvonlisäveron vähennysoikeus koskee kaikkia hankintoja, jotka palvelevat suoraan yrityksen arvonlisäverollista liiketoimintaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ostettu tavara tai palvelu on hankittu yritystoiminnan tarpeisiin, myyjä on alv-rekisteröity ja kaupasta on asianmukainen tosite. Vähennysoikeus on laaja, mutta se ei ole rajaton.
Tyypillisiä vähennyskelpoisia yritysostoja ovat esimerkiksi:
- Toimistotarvikkeet, laitteet ja ohjelmistot
- Yrityksen käyttöön hankitut koneet ja kalusto
- Markkinointipalvelut ja mainokset
- Tilitoimisto- ja konsultointipalvelut
- Yrityksen tiloihin liittyvät kulut, kuten siivous tai vuokra (jos vuokranantaja on hakeutunut alv-velvolliseksi)
- Matka- ja kuljetuskulut, kun ne liittyvät liiketoimintaan
Ratkaiseva kriteeri on aina käyttötarkoitus. Hankinta on tehtävä nimenomaan verollista liiketoimintaa varten, ei yksityiskäyttöön. Jos tämä ehto täyttyy ja tosite on kunnossa, alv-vähennysoikeus yritysostoista toteutuu täysimääräisesti.
Mitä ostoja ei voi vähentää arvonlisäverosta?
Alv-vähennyskelpoisuus ei koske kaikkia yrityksen menoja. Arvonlisäverolaissa on erikseen lueteltu hankintoja, joihin vähennysoikeutta ei sovelleta, vaikka osto liittyisi muuten yritystoimintaan. Nämä rajoitukset koskevat erityisesti yksityiskulutukseen rinnastettavia menoja.
Vähennyskelvottomia ovat muun muassa:
- Edustuskulut, kuten asiakkaille tarjotut illalliset tai lahjat
- Henkilökunnan yksityiseen käyttöön tarkoitetut tavarat tai palvelut
- Henkilöautojen hankinta ja käyttökulut, jos autoa käytetään myös yksityisajoihin (osittainen vähennys voi olla mahdollinen)
- Asumiseen liittyvät kulut, kuten asuinhuoneiston vuokra
Edustuskulut ovat erityisen yleinen virhekohta. Ratkaisevaa ei ole se, syödäänkö asiakkaan kanssa, vaan se, katsotaanko meno verotuksessa edustusmenoksi vai esimerkiksi liiketoimintaan liittyväksi neuvottelu- tai kokousmenoksi. Pelkkä asiakkaan kanssa ruokailu ei yksin ratkaise arvonlisäveron vähennyskelpoisuutta. Verohallinnon ohjeistuksen mukaan varsinaisiin edustusmenoihin sisältyvä arvonlisävero ei lähtökohtaisesti ole vähennyskelpoinen. Kirjanpidossa vähennyskelvoton alv kirjataan kuluksi eikä vähennykseksi, mikä on tärkeä tekninen ero.
Miten osittainen vähennysoikeus toimii sekakäytössä?
Osittainen alv-vähennysoikeus tulee kyseeseen silloin, kun hankintaa käytetään sekä verolliseen liiketoimintaan että muuhun tarkoitukseen, kuten yksityiskäyttöön tai verosta vapautettuun toimintaan. Tällöin alv voidaan vähentää vain siltä osin kuin hankinta palvelee verollista toimintaa.
Käytännön esimerkki on pakettiauto, jota käytetään sekä liiketoimintaan että yksityisajoihin. Vähennysoikeus määräytyy vähennykseen oikeuttavan liiketoimintakäytön osuuden mukaan. Tämä osuus on pystyttävä osoittamaan luotettavasti, esimerkiksi ajopäiväkirjan avulla.
Sama periaate koskee tiloja tai laitteita, joita käytetään osittain vapautetussa toiminnassa, kuten kiinteistösijoittamisessa tai terveydenhuoltopalveluissa. Silloin vähennys lasketaan verollisen toiminnan suhteellisen osuuden perusteella. Laskentaperuste on syytä dokumentoida huolellisesti, sillä Verohallinto voi pyytää selvitystä jakoperusteesta.
Milloin arvonlisäveron saa vähentää – mitkä ovat aikarajat?
Arvonlisäveron vähentäminen on tehtävä sen verokauden ilmoituksella, johon hankinta kohdistuu. Pääsääntö on, että vähennysoikeus syntyy, kun tavara on vastaanotettu tai palvelu suoritettu. Vähennysoikeutta ei voi jättää odottamaan myöhemmälle kaudelle ilman perusteltua syytä.
Jos vähennys on jäänyt tekemättä virheellisesti, se voidaan korjata jälkikäteen. Verohallinnon ohjeen mukaan oikaisun voi tehdä kolmen vuoden kuluessa sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin vähennys olisi tullut tehdä. Tämä antaa jonkin verran liikkumavaraa, mutta paras tapa on hoitaa vähennykset ajallaan oikealle verokaudelle.
Käytännön neuvona: pidä hankintatositteet järjestyksessä kuukausittain, jotta kirjanpitäjä voi kohdistaa alv-vähennykset oikeille kausille ilman arvailu- tai korjaustyötä.
Mitä tositteita tarvitaan alv-vähennyksen tueksi?
Alv-vähennyksen edellytyksenä on lainmukainen tosite. Ilman asianmukaista tositetta vähennysoikeutta ei voi käyttää, vaikka hankinta muuten täyttäisi kaikki edellytykset. Tämä on yksi yleisimmistä käytännön virhelähteistä yrityksen kirjanpidossa.
Lainmukainen alv-tosite sisältää vähintään seuraavat tiedot:
- Myyjän nimi, osoite ja Y-tunnus
- Laskun päivämäärä ja numero
- Myytyjen tavaroiden tai palveluiden kuvaus
- Veron peruste eli verollinen summa ilman alv:tä
- Sovellettava alv-kanta ja veron määrä euroina
- Ostajan nimi ja osoite (yli 400 euron laskuissa)
Jos tosite on kadonnut, ensisijainen toimenpide on pyytää kopio myyjältä. Jos alkuperäistä laskua tai muuta arvonlisäveron vähennysoikeuden edellyttämää asianmukaista tositetta ei saada, arvonlisäveroa ei lähtökohtaisesti voi vähentää. Kirjanpitoa varten voidaan poikkeustapauksessa laatia itse laadittu tosite, joka sisältää tapahtuman tiedot, laatijan nimen, allekirjoituksen ja selvityksen siitä, miksi alkuperäinen tosite puuttuu – mutta tällainen itse laadittu tosite ei korvaa arvonlisäveron vähennysoikeuden edellyttämää asianmukaista ostolaskua eikä yksin oikeuta alv-vähennykseen. Tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta.
Voiko arvonlisäveron vähentää, jos yritys on alv-rekisteröimätön?
Alv-rekisteröimätön yritys ei voi vähentää arvonlisäveroa ostoistaan. Vähennysoikeus kuuluu yksinomaan arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröityneille yrityksille. Jos yritys ei ole alv-rekisterissä, ostolaskujen sisältämä alv on yritykselle pelkkä kulu, jonka se maksaa ilman mahdollisuutta saada sitä takaisin.
Alv-rekisteröinti on pakollista, kun liikevaihto ylittää laissa säädetyn vähäisen toiminnan rajan. Rajan alle jäävät yritykset voivat kuitenkin hakeutua vapaaehtoisesti alv-rekisteriin, jos se on liiketoiminnan kannalta järkevää esimerkiksi merkittävien investointien vuoksi.
Vapaaehtoinen rekisteröinti kannattaa harkita erityisesti silloin, kun yritys tekee suuria hankintoja tai sen asiakkaat ovat pääosin alv-velvollisia yrityksiä. Tällöin vähennysoikeuden puuttuminen nostaisi kustannuksia tarpeettomasti. Rekisteröinnistä ja sen vaikutuksista kannattaa keskustella kirjanpitäjän kanssa ennen päätöstä.
Tilitoimisto Aarnio on vuodesta 1960 toiminut auktorisoitu tilitoimisto, jonka asiantuntijat auttavat yrityksiä kaikissa alv-kysymyksissä, rekisteröinnistä vähennysoikeuden optimointiin. Jokainen asiakas saa oman nimetyn vastuuhenkilön, joka tuntee yrityksen tilanteen ja pitää huolen siitä, että arvonlisäveron vähennysoikeus hyödynnetään täysimääräisesti ja oikein. Jos alv-asiat tuntuvat monimutkaisilta, aloittavan yrittäjän palvelumme tai laajemmat taloushallintopalvelut tarjoavat selkeän lähtökohdan.