Milloin yrittäjän kannattaa palkata ensimmäinen työntekijä?
Yrittäjä tekee yhden uransa merkittävistä päätöksistä siinä hetkessä, kun hän miettii ensimmäisen työntekijän palkkaamista. Kyse ei ole pelkästään lisäkäsistä, vaan siirtymisestä kokonaan uuteen rooliin: työnantajaksi. Samalla syntyy joukko lakisääteisiä velvoitteita, kustannuksia ja vastuita, joihin kannattaa valmistautua etukäteen huolella.
Milloin yrittäjän on aika palkata ensimmäinen työntekijä?
Ensimmäinen työntekijä kannattaa palkata silloin, kun työmäärä ja liikevaihto ovat riittävän ennustettavia uuden henkilön työllistämiseksi. Jos kieltäydyt tilauksista, myöhästyt toimituksista tai et pysty kehittämään yritystä operatiivisen työn takia, rekrytointi voi olla ajankohtainen.
Pelkkä kiireisyys ei kuitenkaan riitä perusteeksi. Tilapäiseen ruuhkaan voi vastata alihankkijoilla tai freelancereilla. Palkkaaminen on perusteltua silloin, kun tarve on pysyvä ja ennustettava: sama työmäärä toistuu kuukaudesta toiseen, eikä se helpotu ilman lisäresurssia.
Käytännön merkkejä siitä, että aika on kypsä:
- Liikevaihto on kehittynyt tasaisesti ja työmäärä on jatkuvasti korkea
- Sinulla on selkeä, rajattu tehtävänkuva, johon uusi henkilö voidaan rekrytoida
- Kassavirta kestää palkan ja sivukulujen maksamisen myös hiljaisempina kuukausina
- Olet itse jumissa tehtävissä, jotka voisit delegoida
Mitä kuluja ensimmäisen työntekijän palkkaaminen todella aiheuttaa?
Ensimmäisen työntekijän todellinen kustannus työnantajalle on noin 1,3 kertaa bruttopalkka. Jos maksat palkkaa 2 500 euroa kuukaudessa, kokonaiskustannus on noin 3 200 euroa. Tähän sisältyvät työnantajan lakisääteiset sivukulut: eläkevakuutusmaksu, työtapaturmavakuutus, työttömyysvakuutusmaksu ja ryhmähenkivakuutus.
Sivukuluprosentti vaihtelee hieman vuosittain, mutta suuruusluokka on vakiintunut. Vuonna 2026 työnantajan sivukulut ovat yhteensä noin 20 prosenttia bruttopalkasta.
On tärkeää huomata, että työntekijän tuottaman liikevaihdon tulee kattaa palkan ja sivukulujen lisäksi myös yrityksen muita kiinteitä kuluja sekä tavoiteltua katetta. Palkkakulujen lisäksi on huomioitava muut kustannukset:
- Perehdytys ja koulutus vievät yrittäjän omaa aikaa, joka on pois laskutettavasta työstä
- Työtila, laitteet ja työvälineet voivat vaatia investointeja
- Lomakorvaukset ja sairausajan palkat on huomioitava budjetissa
- Palkkahallinto on hoidettava oikein joka kuukausi, mikä edellyttää ammattitaitoa tai ulkopuolista palvelua
Palkkahallinto kannattaa antaa tilitoimiston hoidettavaksi heti ensimmäisestä kuukaudesta lähtien. Virheet palkkahallinnossa voivat tulla kalliiksi.
Mitä velvollisuuksia työnantajalle syntyy ensimmäisestä työntekijästä?
Työnantajaksi ryhtyminen tarkoittaa, että yrittäjä huolehtii lakisääteisistä vakuutuksista ja alkaa tilittää ennakonpidätykset ja sivukulut ajallaan. Työnantajarekisteriin ilmoittautuminen Verohallinnolle on tarpeen, jos yritys on säännöllinen työnantaja. Satunnainen työnantaja voi hoitaa velvoitteet ilman rekisteröitymistä, mutta käytännössä ensimmäisen vakituisen työsuhteen myötä rekisteröinti on yleensä aiheellinen. Nämä velvoitteet astuvat voimaan heti ensimmäisestä työsuhteesta.
Keskeisimmät velvollisuudet ovat:
- Työnantajarekisteröinti Verohallinnolle ennen ensimmäistä palkanmaksua, jos yritys toimii säännöllisenä työnantajana
- Työeläkevakuutus (TyEL) on otettava, kun palkkasumma ylittää laissa säädetyn rajan ja työntekijä on vakuuttamisvelvollisuuden piirissä iän ja ansioiden puolesta
- Tapaturmavakuutus on pakollinen, kun työsuhde täyttää laissa säädetyt edellytykset
- Työttömyysvakuutusmaksu tilitetään Työllisyysrahastolle
- Kirjallinen työsopimus kannattaa aina tehdä kirjallisesti, vaikka suullinenkin sopimus on periaatteessa pätevä — työnantajan on joka tapauksessa annettava keskeiset työehdot kirjallisesti
- Työterveyshuolto on järjestettävä lain edellyttämässä laajuudessa
Lisäksi työnantajan on noudatettava mahdollista alan työehtosopimusta, joka voi määrittää palkan, työajan, lomaoikeudet ja muut ehdot. Väärin tulkittu TES on yleinen virhelähde ensimmäistä kertaa työnantajana toimivilla yrittäjillä.
Kannattaako palkata vai ulkoistaa – kumpi sopii paremmin?
Palkkaaminen sopii parhaiten silloin, kun työ on jatkuvaa, yrityskohtaista osaamista vaativaa ja edellyttää sitoutumista. Ulkoistaminen toimii paremmin rajattuihin, toistuviin tehtäviin tai erikoisosaamiseen, jota tarvitaan satunnaisesti. Valinta riippuu työn luonteesta, ei pelkästään kustannuksista.
Ulkoistaminen on järkevää esimerkiksi kirjanpidossa, palkkahallinnossa, taloushallinnossa ja markkinoinnissa, joissa tarvitaan erityisosaamista ja joissa virheistä voi seurata merkittäviä seurauksia. Näissä tehtävissä ammattitaitoinen kumppani tuottaa parempaa lopputulosta kuin yksi monitoimihenkilö.
Palkkaaminen puolestaan on perusteltua, kun:
- Tehtävä vaatii läsnäoloa tai jatkuvaa asiakaskontaktia
- Työ on niin yrityskohtaista, että sen siirtäminen ulkopuoliselle on hankalaa
- Tarvitset henkilön, joka kehittää osaamistaan yrityksesi kanssa pitkällä aikavälillä
Moni pienyrittäjä päätyy yhdistelmään: yksi tai kaksi omaa työntekijää ydintehtäviin ja kumppanit hoitamaan asiantuntijapalvelut.
Miten rahoittaa ensimmäisen työntekijän palkkaaminen?
Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen kannattaa rahoittaa ensisijaisesti liiketoiminnan omalla kassavirralla. Ennen rekrytointia on hyvä varmistaa, että kassavirta kestää palkan maksamisen vähintään kolmesta kuuteen kuukautta eteenpäin, vaikka myynti ei heti kasvaisi. Tämä on käytännöllinen suositus, ei ehdoton vaatimus, mutta se antaa tärkeää pelivaraa alkuvaiheessa.
Jos oma kassavirta ei vielä riitä, vaihtoehtoja ovat:
- Palkkatuki: Kunnan tai työllisyysalueen työllisyyspalvelut voivat myöntää palkkatukea tiettyjen työnhakijaryhmien palkkaamiseen. Ehtoihin kannattaa tutustua etukäteen, sillä tuki ei ole automaattinen.
- Yrityksen lainajärjestelyt: Pankkilaina tai Finnveran takaus voi toimia välineenä, jos rekrytointi mahdollistaa selkeästi mitattavan kasvun
- Ennakkomaksut tai tilaukset: Joillakin toimialoilla on mahdollista neuvotella ennakkomaksuja, jotka parantavat kassaa ennen rekrytointia
Tärkeintä on tehdä realistinen laskelma: paljonko uuden henkilön on tuotettava, jotta rekrytointi on kannattava. Tämä laskenta kannattaa tehdä yhdessä tilitoimiston kanssa ennen päätöksentekoa.
Miten ensimmäinen rekrytointi kannattaa tehdä käytännössä?
Ensimmäinen rekrytointi onnistuu parhaiten, kun tehtävänkuva on selkeä, rekrytointikanava valitaan kohderyhmän mukaan ja työsopimus laaditaan huolella heti alusta. Kiireessä tehty rekrytointi voi tulla kalliiksi pienyrittäjälle.
Käytännön vaiheet:
- Määrittele tehtävä tarkasti. Mitä henkilö tekee päivittäin, mitä osaamista vaaditaan ja mihin hän raportoi.
- Selvitä alan työehtosopimus ennen ilmoituksen julkaisemista. TES määrittää minimipalkan ja muut ehdot.
- Valitse rekrytointikanava: kunnan tai työllisyysalueen työllisyyspalvelut, LinkedIn, alan yhteisöt tai suorahaku. Ensimmäiseen rekrytointiin riittää usein oma verkosto tai kohdennettu ilmoitus.
- Laadi kirjallinen työsopimus, joka täyttää lain vaatimukset. Käytä asiantuntija-apua tarvittaessa.
- Hoida rekisteröinnit ja vakuutukset ennen työsuhteen alkamista.
- Suunnittele perehdytys etukäteen. Hyvin perehdytetty henkilö tuottaa tulosta nopeammin.
Työnantajaksi ryhtyminen on iso askel, mutta se ei ole monimutkaista, kun velvollisuudet hoidetaan järjestelmällisesti. Taloushallintoliiton auktorisoima tilitoimisto, kuten Tilitoimisto Aarnio Oy, jolla on TAL-STA-standardin mukaiset dokumentoidut varahenkilöjärjestelyt lomien ja sairastapausten varalle, varmistaa, että palkkahallinto, työnantajavelvoitteet ja kirjanpito ovat aina ajan tasalla, vaikka yrittäjä itse olisi kiireinen rekrytoinnin kanssa.