Mitä ovat kirjanpidon tositteet ja miksi ne ovat tärkeitä?

Mitä ovat kirjanpidon tositteet ja miksi ne ovat olemassa?

Kirjanpidon tositteet ovat asiakirjoja, jotka todentavat yrityksen liiketapahtumien olemassaolon ja sisällön. Ne muodostavat kirjanpidon perustan ja ovat lakisääteinen edellytys kirjanpidolle Suomessa.

Kirjanpitolaki määrää, että jokainen kirjanpitomerkintä on perustettava tositteeseen. Ilman asianmukaista tositetta tapahtumaa ei voida kirjata kirjanpitoon. Tositteet toimivat todisteena siitä, että liiketapahtuma on todella tapahtunut ja että se on kirjattu oikein.

Tositteiden merkitys ulottuu lakisääteistä velvoitetta pidemmälle. Ne mahdollistavat taloudellisen tilanteen seurannan, tukevat laadukkaisiin päätöksiin tähtäävää päätöksentekoa ja toimivat suojana verotarkastuksissa tai oikeudellisissa tilanteissa. Ammattitaitoinen taloushallinto rakentuu aina luotettavalle tositeaineistolle.

Millaisia tositteita yrityksessä syntyy päivittäin?

Yrityksen päivittäistoiminnassa syntyy monenlaisia tositemateriaaleja: ostolaskuja, myyntilaskuja, kuitteja, pankin tiliotteita, palkkatositteita ja käteiskassatositteita. Jokainen näistä asiakirjoista kertoo oman tarinansa yrityksen taloudellisesta toiminnasta.

Ostolaskut ja kuitit syntyvät, kun yritys hankkii tavaroita tai palveluita. Myyntilaskut dokumentoivat tulot asiakkailta. Pankin tiliotteet näyttävät rahavirrat ja maksutapahtumat, palkkatositteet dokumentoivat henkilöstökustannukset kirjanpitoa varten ja käteiskassatositteet dokumentoivat käteistapahtumia – vaikka ne ovat nykyään yhä harvinaisempia. Huomioitavaa on, että työntekijälle annettava palkkalaskelma on erittely palkanmaksusta, mutta se ei itsessään ole kirjanpidon tosite.

Nykyisin lähtökohtana on täysin sähköinen taloushallinto. Tositteet ovat joko valmiiksi sähköisessä muodossa tai ne toimitetaan sähköisesti yhteiskäyttöiseen taloushallinto-ohjelmaan. Verkkolaskut, sähköiset kuitit ja digitaaliset maksukuittaukset muodostavat valtaosan yritysten tositeaineistosta. Sähköinen taloushallinto vapauttaa resursseja ja korostaa samalla ammattilaisten roolia tositteiden asianmukaisessa käsittelyssä ja luokittelussa.

Miten tositteet säilytetään lain mukaan?

Tositteiden säilyttäminen on lakisääteinen velvoite. Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä yhtiökokouksen tai hallituksen pöytäkirjat, jotka toimivat kirjanpitomerkintöjen perusteena, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä kymmenen vuotta. Säilytyksen tulee olla järjestelmällistä ja mahdollistaa tositteiden nopea löytäminen tarvittaessa.

Kirjanpitolaki asettaa tarkat vaatimukset kirjanpitoaineiston säilytykselle. Tositteet on säilytettävä sellaisessa muodossa, että ne pysyvät luettavina ja muuttumattomina koko säilytysajan. Sähköiset tositteet on tallennettava turvallisesti, ja niiden eheys on varmistettava koko säilytysajan.

Säilytyspaikan tulee sijaita Suomessa tai toisessa EU-maassa. Pilvipalveluita käytettäessä on varmistettava, että palveluntarjoaja täyttää tietosuojavaatimukset ja että tiedot pysyvät saatavilla koko säilytysajan. Ammattitaitoinen tilitoimisto varmistaa, että säilytysvaatimukset täyttyvät osana palveluaan.

Mitä eroa on sähköisillä ja paperisilla tositteilla?

Sähköiset ja paperiset tositteet ovat juridisesti täysin samanarvoisia, mutta niiden käsittely, säilytys ja hallinta eroavat merkittävästi toisistaan. Molemmat täyttävät kirjanpitolain vaatimukset, kun niitä käsitellään oikein.

Sähköisten tositteiden etuna on tehokas käsiteltävyys ja automaattinen liittyminen moderneihin taloushallintojärjestelmiin. Ne eivät vaadi fyysistä säilytystilaa, ja niitä voidaan hakea ja järjestää nopeasti. Digitaaliset tositteet mahdollistavat myös automaattisen tietojen poiminnan, mikä vähentää virheiden riskiä ja tehostaa prosesseja merkittävästi.

Paperiset tositteet vaativat fyysistä säilytystilaa ja ovat alttiimpia vaurioitumiselle tai katoamiselle. Niiden muuntaminen sähköiseen muotoon ja toimittaminen taloushallinto-ohjelmaan on usein välttämätöntä sujuvan taloushallinnon kannalta. Sähköisyyden ensisijaisuus ei kuitenkaan poista velvoitetta käsitellä myös paperisia tositteita asianmukaisesti silloin, kun niitä syntyy.

Miten puutteelliset tai kadonneet tositteet korvataan?

Puutteellisten tai kadonneiden tositteiden korvaaminen edellyttää alkuperäisen sisällön mahdollisimman tarkkaa rekonstruointia. Ensisijaisesti pyritään hankkimaan kopio alkuperäisestä tositteesta sen laatijalta, esimerkiksi pyytämällä uusi lasku tai kuitti myyjältä.

Jos alkuperäistä tositetta ei voida hankkia, voidaan käyttää korvaavia asiakirjoja. Näitä voivat olla pankin tiliotteet, joista käy ilmi maksutapahtuma, tai sopimukset, jotka tukevat liiketapahtuman olemassaoloa. On tärkeää huomata, että puutteellinen tosite voi vaarantaa arvonlisäveron vähennysoikeuden, ellei yritys kykene muuten osoittamaan täyttävänsä arvonlisäverolain vaatimat edellytykset.

Mikäli alkuperäistä ulkopuolista tositetta ei yrityksistä huolimatta saada, voidaan poikkeuksellisesti – esimerkiksi vähäisten käteismenojen kohdalla, joista kuittia ei ole mahdollista saada – laatia itse laadittu tosite. Sen on sisällettävä liiketapahtuman sisältö, rahamäärä, päiväys ja osapuolet sekä tositteen laatijan nimi ja allekirjoitus. Lisäksi tositteessa on oltava selkeä selvitys siitä, miksi alkuperäinen tosite puuttuu. Tosite on varmennettava asianmukaisesti, ja olennaisissa tapahtumissa on suositeltavaa käyttää erillistä hyväksyjää. Itse laaditun tositteen käyttö on pidettävä poikkeuksena, ei käytäntönä. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä osaa arvioida, milloin ja miten puutteellisia tositteita voidaan korvata lakimääräyksiä noudattaen.