Miten palkanlaskentaohjelma käsittelee työehtosopimukset automaattisesti?
Palkanlaskenta kuulostaa yksinkertaiselta: lasketaan tunnit, kerrotaan tuntipalkalla ja tilitetään verot. Todellisuus on monimutkaisempi. Suomessa on satoja eri työehtosopimuksia, joista jokainen sisältää lukemattomia omia sääntöjä esimerkiksi lomalaskentaan, poissaoloihin sekä ylitöihin liittyen. Palkanlaskentaohjelma lupaa hoitaa tämän automaattisesti, mutta mitä se oikeasti tarkoittaa käytännössä? Ja riittääkö ohjelma yksinään?
Mitä tarkoittaa TES-automaatio palkanlaskentaohjelmassa?
TES-automaatio tarkoittaa, että palkanlaskentaohjelma on ohjelmoitu tunnistamaan yrityksen sovellettavan työehtosopimuksen säännöt ja soveltamaan niitä automaattisesti palkanlaskentaan. Ohjelma ei siis vain laske peruspalkkaa, vaan pyrkii huomioimaan TES:n mukaiset säännöt ilmat, että jokainen sääntö täytyisi syöttää käsin.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun yritykseen perustetaan uusi työsuhde, ohjelma kysyy sovellettavaa työehtosopimusta ja rakentaa palkanlaskennan pohjan sen mukaisesti.
Miten palkanlaskentaohjelma tunnistaa oikean työehtosopimuksen?
Ohjelma ei tunnista TES:ä automaattisesti yrityksen toimialan perusteella, vaan käyttäjä valitsee sen itse ohjelman asetuksista. Useimmissa nykyaikaisissa palkanlaskentaohjelmissa on valmiina laaja TES-kirjasto, josta valitaan käytettävä sopimus.
Tässä piilee ensimmäinen sudenkuoppa: oikean TES:n valinta edellyttää, että yritys tietää, mitä sopimusta sen tulee noudattaa. Joillakin aloilla tämä on selvää, toisilla tilanne on monimutkaisempi. Esimerkiksi yritys voi kuulua työnantajaliittoon, jolloin sovellettava TES on selvä. Järjestäytymätön yritys puolestaan noudattaa usein alan yleissitovaa TES:ä, mutta oikean sopimuksen löytäminen vaatii selvitystyötä.
Mitä palkkaeriä ohjelma tulkitsee automaattisesti TES:n perusteella?
Kun TES on valittu oikein, palkanlaskentaohjelma voi tulkita automaattisesti useita palkkaeriä:
- Peruspalkan TES:n mukaiseen vähimmäistasoon perustuen
- Vuosilomakorvaukset vuosilomalain ja TES:n mukaisesti
- Ylityökorvaukset lakisääteisten prosenttien mukaan
- Ilta-, yö- ja viikonloppulisät, jos ne on määritelty TES:ssä
- Sairausajan palkan TES:n karenssi- ja maksusääntöjen mukaan
- Palkankorotukset TES:n korotusaikataulun mukaan, kun ohjelma on päivitetty
Automaation laajuus vaihtelee ohjelmistosta riippuen. Kehittyneemmät ratkaisut pystyvät käsittelemään myös monimutkaisempia tilanteita, kuten osa-aikatyön suhteutuksia tai useamman TES:n samanaikaista soveltamista.
Miksi TES-automaatio ei aina riitä, missä tilanteissa tarvitaan asiantuntijaa?
Automaatio on työkalu, ei päätöksentekijä. Se laskee oikein vain, jos lähtötiedot ovat oikein ja tilanne on sellainen, jonka ohjelma osaa käsitellä. Asiantuntijaa tarvitaan erityisesti seuraavissa tilanteissa:
- TES:n tulkintakysymykset: Sopimustekstit voivat olla epäselviä. Esimerkiksi se, lasketaanko tietty tehtävä palkkaluokkaan A vai B, vaatii usein harkintaa.
- Usean TES:n tilanteet: Yrityksessä voi olla työntekijöitä eri sopimusten piirissä, tai yritys on vaihtanut toimialaa.
- Poikkeustilanteet: Pitkät sairauslomat, äitiyslomat, lomautukset ja työsuhteen päättämistilanteet sisältävät yksityiskohtia, joissa virhe voi tulla kalliiksi.
- Paikallinen sopiminen: Monissa TES:eissä on mahdollisuus sopia paikallisesti toisin. Ohjelma ei tiedä, mitä on sovittu, ellei sitä erikseen syötetä.
Virheiden korjaamisesta voi tulla maksettavaksi kalliit oppirahat, jos esimerkiksi alipalkkausta on kertynyt pitkältä ajalta tai vuosilomia on laskettu väärin. Palkkahallinnon virheet voivat johtaa myös työsuhderiitaan.
Miten TES-muutokset päivittyvät palkanlaskentaohjelmaan?
Tämä on yksi käytännön palkkahallinnon kipukohdista. Kun TES:iin tulee muutoksia, kuten palkkataulukkopäivityksiä tai uusia lisämääräyksiä, ne eivät päivity ohjelmaan automaattisesti itsestään. Ohjelmistotoimittaja tai palkanlaskija päivittää TES-tiedot ohjelmistoon, mutta vastuu siitä, että päivitys on tehty oikein ja otettu käyttöön, jää aina yritykselle tai sen palkkahallinnon hoitajalle.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityksen on seurattava oman alansa TES-neuvottelujen tuloksia ja varmistettava, että ohjelma on ajan tasalla ennen seuraavaa palkanlaskentaa. Tilitoimistossa tämä seuranta on osa normaalia palkkahallinnon rutiinia, eikä se jää yrittäjän harteille.
Kannattaako palkanlaskenta ulkoistaa tilitoimistolle vai hoitaa itse ohjelmalla?
Palkanlaskentaohjelma on hyvä työkalu, mutta työkalu tarvitsee osaavan käyttäjän. Palkkahallinto ei ole vain numeroiden syöttämistä, vaan se edellyttää ajantasaista tietoa lainsäädännöstä, TES-muutoksista ja verotuskäytännöistä.
Kun palkanlaskenta hoidetaan tilitoimistossa, yrittäjä saa käyttöönsä ammattilaisten osaamisen ilman, että itse täytyy seurata jokaista TES-kierrosta tai lakimuutosta. Tilitoimistolla on myös toimivat varahenkilöjärjestelyt, joten palkkoja lasketaan oikein myös lomien ja sairastapausten aikana. Tämä on kriittinen vaatimus, joka usein unohtuu omaa palkanlaskentaa harkittaessa: yksi henkilö on aina haavoittuva ratkaisu.
Auktorisoitu tilitoimisto, kuten Tilitoimisto Aarnio, noudattaa alan laadunvalvontastandardeja. Tämä antaa yrittäjälle varmuuden siitä, että palkkahallinto on asiantuntevissa käsissä, ei pelkän ohjelmiston varassa.
Palkanlaskentaohjelma ja tilitoimiston asiantuntemus eivät ole toisiaan poissulkevia. Parhaassa tilanteessa tilitoimisto käyttää kehittynyttä ohjelmistoa ja tuo sen päälle ammatillisen harkinnan, jota automaatio ei pysty korvaamaan.
Tiedämme parempaa palkanlaskentaa.