Tarvitseeko yrityksen perustamiseen tilitoimiston apua?

Yrityksen perustaminen on jännittävä vaihe, mutta samalla se on täynnä hallinnollisia velvoitteita, joihin moni yrittäjä törmää ensimmäistä kertaa. Kirjanpito, yhtiömuodon valinta, arvonlisäverorekisteröinti ja verotuksen rakenne ovat asioita, joissa tehdyt valinnat vaikuttavat vuosien ajan. Tässä artikkelissa käymme läpi ne kysymykset, joita aloittavat yrittäjät kysyvät useimmiten tilitoimiston roolista yrityksen perustamisessa.

Mitä tilitoimisto tekee yrityksen perustamisvaiheessa?

Tilitoimisto auttaa aloittavaa yrittäjää rakentamaan taloudenhoidon oikein alusta lähtien. Tämä tarkoittaa yhtiömuodon valintaa, rekisteröintejä, kirjanpidon järjestämistä ja verotuksen suunnittelua. Hyvä tilitoimisto ei pelkästään hoida papereita, vaan toimii neuvonantajana jo ennen kuin ensimmäinen lasku on lähetetty.

Käytännössä tilitoimiston rooli perustamisvaiheessa kattaa muun muassa seuraavat asiat:

• Yhtiömuodon valinta ja sen verotukselliset vaikutukset
• Kaupparekisteri-ilmoituksen ja perustamisasiakirjojen läpikäynti
• Arvonlisäverorekisteröinti ja ennakkoperintärekisteriin hakeutuminen
• Kirjanpidon järjestelmien käyttöönotto ja pankin tiliotteiden kytkeminen osaksi taloushallintoa
• Palkanlaskennan järjestäminen, jos yrityksessä on henkilöstöä heti alusta alkaen
• Tilikartan ja laskutuksen rakentaminen yrityksen toimialaan sopivaksi

Erityisen tärkeää on, että taloushallinto-ohjelma valitaan heti alussa oikein. Myynti ja ostot hoidetaan samassa yhteiskäyttöisessä ohjelmassa, jolloin tieto liikkuu automaattisesti eikä samoja tietoja syötetä useaan kertaan. Tämä vapauttaa yrittäjän aikaa varsinaiseen liiketoimintaan.

Onko tilitoimiston käyttö pakollista yritystä perustaessa?

Laki ei velvoita käyttämään tilitoimistoa yrityksen perustamisessa tai kirjanpidossa. Kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia yrityksiä, mutta yrittäjä voi periaatteessa hoitaa kirjanpidon itse. Käytännössä tämä on kuitenkin harvoin järkevää, koska kirjanpito on ammattityötä, jossa virheet voivat tulla kalliiksi.

Tilintarkastusvelvollisuus astuu kuvaan, kun vähintään kaksi seuraavista rajoista ylittyy kahdella peräkkäisellä tilikaudella: taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa, liikevaihto ylittää 200 000 euroa tai yrityksessä on palveluksessa keskimäärin yli kolme henkilöä. Tilintarkastaja tarkastaa tilinpäätöksen, ja huolimattomasti hoidettu kirjanpito voi johtaa huomautuksiin tai vakavampiin seurauksiin.

Toiminimellä toimiva yrittäjä voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, ellei kahdenkertaisen kirjanpidon velvollisuus täyty. Kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen, jos vähintään kaksi seuraavista rajoista ylittyy päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella: taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa, liikevaihto ylittää 200 000 euroa tai palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä. Lisäksi muu kuin kalenterivuositilikausi edellyttää aina kahdenkertaista kirjanpitoa. Yhdenkertainenkään kirjanpito ei poista velvollisuutta hoitaa kirjanpito asianmukaisesti: tositteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta ja tilinpäätös sekä kirjanpidot kymmenen vuotta.

Mitä virheitä aloittava yrittäjä tekee ilman tilitoimistoa?

Yleisimmät virheet liittyvät arvonlisäverotukseen, vähennyskelpoisten kulujen tunnistamiseen ja tilinpäätöksen oikeellisuuteen. Nämä ovat alueita, joissa lainsäädäntö on yksityiskohtaista ja joissa pienikin virhe voi aiheuttaa jälkiveroseuraamuksia tai verottajan lisäselvityspyynnön.

Konkreettisia esimerkkejä yleisistä virheistä:

• Arvonlisäveron käsittely: Vähennykset tehdään väärin tai alv-rekisteröinti viivästyy, jolloin alv-laskutusta ei voi aloittaa ennen rekisteröinnin vahvistumista ja yritykselle voi syntyä takautuvaa verovelkaa.
• Yhtiömuodon valinta: Toiminimi valitaan osakeyhtiön sijaan tai päinvastoin ilman verotuksellista analyysiä, mikä voi tarkoittaa merkittävästi suurempaa verorasitusta.
• Kirjanpitoaineiston säilytys: Kuitit ja tositteet katoavat tai niitä ei tallenneta systemaattisesti, mikä aiheuttaa ongelmia verotarkastuksessa.
• Arvioverotus: Jos kirjanpito laiminlyödään, verottaja voi toimittaa verotuksen arvioverotuksena, jossa vero määräytyy vertailutietojen perusteella eikä todellisten lukujen mukaan.

Virheiden korjaamisesta voi tulla maksettavaksi kalliit oppirahat. Kirjanpitovirheiden oikaiseminen jälkikäteen vaatii usein tilitoimiston ylimääräistä työtä, ja verottajan tekemät korjaukset voivat sisältää viivästysseuraamuksia.

Milloin tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan yrityksen perustamiseen?

Tilitoimisto kannattaa ottaa mukaan jo ennen yrityksen rekisteröintiä. Yhtiömuodon valinta ja ensimmäiset sopimukset vaikuttavat verotukseen tavalla, jota on vaikea korjata jälkikäteen. Mitä aiemmin tilitoimisto on mukana, sitä paremmin taloudenhoidon rakenne saadaan kuntoon alusta asti.

Erityisen tärkeää on ottaa tilitoimisto mukaan seuraavissa tilanteissa:

• Ennen yhtiömuodon valintaa, kun harkitaan toiminimeä, osakeyhtiötä tai muuta vaihtoehtoa
• Ennen ensimmäistä palkanmaksua tai osingonjakoa
• Kun yritys hakeutuu arvonlisäverovelvolliseksi
• Kun liiketoimintaan liittyy investointeja tai ulkopuolista rahoitusta

Kasvava palveluyritys, joka ottaa tilitoimiston mukaan heti perustamisvaiheessa, saa heti käyttöönsä ajantasaista tietoa kassavirrasta ja kulurakenteesta. Tämä auttaa tekemään laadukkaampia päätöksiä jo ensimmäisinä toimintakuukausina.

Paljonko tilitoimiston apu maksaa aloittavalle yritykselle?

Tilitoimistopalveluiden hinta muodostuu yhtiömuodosta, liiketapahtumien määrästä ja tarvittavien palveluiden laajuudesta. Asiantuntijan käyttö on investointi, joka kannattaa — se maksaa itsensä takaisin virheiden välttämisenä, verotuksen optimointina ja yrittäjän säästyneenä aikana.

Hintaan vaikuttavia tekijöitä ovat muun muassa:

• Liiketapahtumien kuukausittainen määrä
• Palkanlaskennan tarve ja henkilöstön määrä
• Arvonlisäverotuksen monimutkaisuus, esimerkiksi kansainvälinen kauppa
• Mahdolliset erityispalvelut kuten talousraportointi tai budjetointi

Miten valitaan oikea tilitoimisto yrityksen perustamiseen?

Oikea tilitoimisto on Taloushallintoliiton auktorisoima, käyttää digitaalista taloushallintoa ja pystyy tarjoamaan nimetyn vastuuhenkilön sekä TAL-STA-standardin mukaisesti dokumentoidut varahenkilöjärjestelyt. Taloushallintoliiton auktorisointi edellyttää osaamisen ja toimintatapojen säännöllistä tarkistamista.

Keskeisiä kysymyksiä tilitoimistoa valittaessa:

• Onko tilitoimisto auktorisoitu? Taloushallintoliiton auktorisointi on luotettavuuden merkki, johon kannattaa kiinnittää huomiota.
• Onko varahenkilöjärjestely kunnossa? Lomien ja sairastapausten aikana kirjanpito ei voi seisahtua. Auktorisoidulla tilitoimistolla on TAL-STA-standardin mukaiset dokumentoidut varahenkilöjärjestelyt.
• Käytetäänkö yhteiskäyttöistä ohjelmaa? Myynti ja ostot tulee hoitaa samassa järjestelmässä, ja pankin tiliotteiden tulee kytkeytyä osaksi kokonaisuutta heti alusta.
• Onko toimialaymmärrystä? Tilitoimiston kokemus omalta toimialalta nopeuttaa yhteistyön käynnistymistä ja vähentää selvittelytyötä.
• Miten rajapinnat toimivat? Tarkista tilitoimistolta tai ohjelmistotoimittajalta, miten taloushallinto-ohjelma kytkeytyy mahdollisiin muihin järjestelmiin.

Henkilökohtainen palvelu on erityisen tärkeää aloittavalle yrittäjälle. Nimetty vastuuhenkilö, joka tuntee yrityksen tilanteen, on arvokas kumppani etenkin silloin, kun kysymyksiä tulee nopeasti ja usein. Tilitoimisto Aarnio Oy on Taloushallintoliiton auktorisoima jäsenyritys, joka on palvellut suomalaisia yrityksiä vuodesta 1960 ja tarjoaa jokaiselle asiakkaalle oman vastuuhenkilön.